为什么在香港注册的公司必须有法律秘书

有些投资者在香港找到一家代理公司注册后,只知道代理公司的名称,不知道它的背景。香港公司需要法定秘书。根据香港公司法第32章,有限责任公司必须委任一名公司秘书履行其法定责任。
为什么在香港注册的公司必须有法律秘书

在香港注册的公司必须有法定秘书的原因

如果想让香港注册公司的小合伙人接触到“香港公司的法定秘书”这个词,但很多人并不十分了解香港公司的秘书。
在英国法定案例中,公司秘书的定义最早可追溯到1841年。它最初只是作为一个“行政文员”角色来解决日常杂务。然而,随着社会经济的发展和分工管理的日益细化,到20世纪末,公司秘书的法定和监管影响力已经提升到高级管理人员这一更为关键的角色,促使所有公司在简单、现代、高效和低成本的框架下运营。
香港颁布的《香港公司条例》第十部第474条也清楚订明,“公司必须有公司秘书”,即法定秘书。
典型的香港公司(非上市有限公司)的秘书是18岁的香港居民(通常居住在香港)。当然,法定代表机构也可以担任香港公司的秘书,但他们必须受雇于在香港有详细地址或办事处的专业公司。事实上,不少内地企业主为了节省成本,已申请香港公司注册,并授权专业的香港秘书服务公司担任香港公司秘书。如果香港公司被追究法定责任,担任香港公司法定秘书的人或公司也会受到牵连。

香港注册公司法定秘书的要求

法定标准秘书负责相关事宜,并确保公司的运营受公司规章制度的约束:
在董事会的指导下组织股东大会;出席股东大会和董事会,并制作会议记录;处理股权转让;保存会议记录、股东登记册、董事和秘书登记册以及抵押登记册;根据规定,向公司注册处和税务局提交相关文件,如年度报表、税务表格和审计报告、股东或董事变动通知等。需要向香港登记处备案的事项和文件。
商务秘书和法定秘书在日常事务上的职责有所不同。通常情况下,商务秘书更接近企业内部运作所需的业务流程:如接听和转接电话、发送传真和信函;解决杂项事务的管理,如普通文件和报表的制作。
不难看出,法例规定,局长的主要职位的职责是对外开放的,因此有必要将香港公司部、香港税务局、香港本地公司业等的管理和支援职能联系起来。而商务秘书作为公司内部的日常事务处理机构而存在。法定规定秘书是香港公司的窗口。他们的技术专长和工作必要性是显而易见的。在筹建香港公司的过程中,最重要的是选择一个高质素、技术专业和负责任的秘书公司。

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